Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi wyłącznie o przestrzeganie priorytetowych reguł higieny, ale też o zarządzanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnorakich etapach pracy.

System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad kontroli a także sposobów reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają w głównej mierze warunki transportu surowców, sposób rozmrażania produktów, obróbka termiczna oraz czas przechowywania gotowych potraw. Każdy z owych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ błędy mogą wynikać z różnorakich przyczyn i wymagać odmiennych działań.

Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją powinno się z uwagą prześledzić przepływ żywności w zakładzie. W praktyce znaczy to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP powinno uwzględniać również codzienne ograniczenia organizacyjne (polecana strona: wdrażanie haccp). Na przykład niewielka kuchnia może mieć ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i możliwość oddzielenia poszczególnych rodzajów towarów. W takim przypadku powinno się określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, a także częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma również temperatura podczas transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. O ile pojawiają się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.

W codziennym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje również podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być wykonywane przez cały personel, inne wymagają przypisania dokładnie określonej osobie. Tyczy się to przykładowo sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania towarów. Ważne jest ustalenie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce kłopotem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem lub brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są de facto wykonywane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady należy także uaktualniać po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw lub organizacji stanowisk.

Podczas opracowywania systemu często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich użycie wymaga jednakże sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają wykorzystania w danym zakładzie, albo pomijać czynności ważne dla określonego rodzaju produkcji. Nie trzeba zatem traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez przekształceń. Szczególnej sugestie wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do de facto stosowanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Bardzo podobnie instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki oraz sposób ich użycia zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich treść musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W przeciwnym przypadku powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.

Zobacz także: gastronomia.