Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które niełatwo rozważyć bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Dotyczy to w głównej mierze rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie daje możliwość odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.

Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać dokładny sposób wypowiedzi albo zostać delikatnie uporządkowany pod kątem czytelności.

Podczas pracy z nagraniami na prawdę bardzo często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można dobitnie rozpoznać (więcej: transkrypcja cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do przekształceń w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego typu stosuje się odpowiednie oznaczenia lub pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.

Szczególne oczekiwania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne zilustrowanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników oraz zachować ich kolejność. W takim wypadku ważne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, niemniej jednak też wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia uwagi na detale, ponieważ wręcz niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą posiadać znaczenie przy późniejszej analizie materiału.

Stenogramy znajdują zastosowanie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na podstawie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu uzależniony jest od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a inaczej materiał, w którym na prawdę istotna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Finalny kształt takiego zapisu wynika głównie z rodzaju nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.

Źródło: transkrypcja nagrań.