W codziennej pracy z dokumentami duże znaczenie ma nie tylko sposób ich tworzenia, ale też późniejsze przechowywanie, szukanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że potrzebny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę albo trafi do kilku folderów jednocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie łatwych zadań.

Program do zarządzania dokumentami umożliwia uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich dziedzinie oraz stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Ważne jest co więcej dopasowanie struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Zupełnie inaczej organizuje się dokumenty związane z obsługą klientów, a inaczej umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt kompleksowy podział może utrudniać odnalezienie informacji, natomiast zbyt ogólny powoduje, że użytkownik musi przeglądać wiele niepowiązanych plików.

W praktyce kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny zbudować spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany lub tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu lub przechowywania przez określony czas. Ważne jest uwarunkowanie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad dosłownie bardzo dobrze uporządkowane repozytorium z czasem staje się skomplikowane w obsłudze. Kłopotem bywają także różnorakie wersje tego samego dokumentu. Jeżeli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do użycia nieaktualnych danych albo pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania przeróbek oraz zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie zwłaszcza tam, gdzie treść plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne albo realizację zobowiązań.

Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko i wyłącznie samego skanowania, lecz również jakości plików i możliwości ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony albo nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, w szczególności w sytuacji dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ pozwala szukanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może także obsługiwać metadane, tj. data utworzenia, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich poprawność ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeśli opisy są niepełne lub niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna w trakcie filtrowania. Trzeba również pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania sposobności odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.

Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów powinno się uwzględnić oczekiwania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji a także okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Nie każdy dokument można wyeliminować po zakończeniu aktualnej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie oznacza automatycznie, że spełniono wszystkie obowiązki związane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych a także sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W przypadku dokumentacji zawierającej dane osobowe ważne jest ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich zadań. Znaczenie ma również przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików lub odejścia pracownika odpowiedzialnego za konkretny obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane także po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.

Sprawdź również informacje na stronie: kontrola czasu pracy pracownika.