Wraz z rozwojem organizacji zmienia się nie tylko i wyłącznie liczba tworzonych dokumentów, ale też sposób, w jaki są one wykorzystywane. Materiały przygotowane na potrzeby jednego działu mogą po pewnym czasie stać się częścią innego procesu, przykładowo testom rozliczeń, obsługi reklamacji lub przygotowania umowy. Jeśli dokumenty są przechowywane bez wspólnych zasad, odtworzenie ich historii wymaga przeszukiwania wielu folderów, skrzynek pocztowych i archiwów papierowych.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby poprzez przypisywanie im określonych kategorii, oznaczeń i powiązań z konkretnymi sprawami. Przy organizacji repozytorium ważne jest natomiast uwzględnienie sposobu, w jaki dokumenty są faktycznie wykorzystywane. Podział oparty tylko na strukturze działów nie za każdym razem odpowiada przebiegowi pracy, ponieważ jedna sprawa może angażować kilka zespołów. W takim wypadku przydatne staje się szukanie według różnych kryteriów, takich jak numer umowy, data, rodzaj dokumentu czy identyfikator projektu. Powinno się prócz tego pamiętać, że jakość wyników zależy od poprawności wprowadzonych danych. Nawet rozbudowane funkcje wyszukiwania nie pomogą, o ile dokument został zaprezentowany błędnie lub nie przypisano go do właściwej sprawy.

Ważnym elementem pracy z dokumentacją jest uwarunkowanie, kiedy plik pozostaje materiałem roboczym, a kiedy staje się dokumentem przeznaczonym do dalszego użycia albo przechowywania. Różnica ta ma znaczenie między innymi przy projektach, w których powstaje wiele wersji tego samego opracowania. Wstępny szkic może zawierać uwagi, które nie powinny wyszukać się w wersji przekazanej do realizacji, a dokument zatwierdzony może wymagać zachowania bez późniejszych zmian. Administrowanie dokumentami i archiwizacja obejmują więc też określenie statusów, sposobu zatwierdzania treści oraz zasad przechowywania wcześniejszych wersji. W praktyce warto rozstrzygnąć, czy poprawki są nanoszone bezpośrednio w pliku, czy również każda kolejna wersja jest zapisywana oddzielnie. Pierwsze rozwiązanie może utrudniać odtworzenie wcześniejszego brzmienia dokumentu, jednakże drugie prowadzi do powstawania wielu kopii, jeżeli już nie ma jasnych reguł ich oznaczania. Znaczenie ma też uwarunkowanie, kto może zatwierdzić konwersję i w jaki sposób informacja o niej trafia do pozostałych osób. Przy dokumentach związanych z rozliczeniami, zobowiązaniami lub decyzjami formalnymi brak takiej testom może prowadzić do korzystania z nieaktualnych danych. Sam zapis historii przemian nie zastępuje natomiast procedury określającej, która wersja jest wiążąca.

Przy kształtowaniu elektronicznego archiwum trzeba uwzględnić też dokumenty, które nie powstały w postaci cyfrowej. Starsze umowy, formularze, protokoły i korespondencja mogą być dostępne wyłącznie na papierze, dlatego ich przeniesienie do systemu wymaga przygotowania a także testom. Przed skanowaniem warto ustalić kolejność stron, sprawdzić kompletność załączników i oddzielić dokumenty, których nie należy łączyć w jeden plik. Pomyłka na tym etapie może utrudnić późniejsze odtworzenie zawartości teczki. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać zeskanowane materiały wraz z opisami i umożliwiać ich wyszukiwanie, jednak skuteczność tego procesu zależy od jakości skanów a także sposobu indeksowania. Rozpoznawanie tekstu umożliwia przeszukiwać treść wielu dokumentów, niemniej jednak nie zawsze właściwie odczytuje niewyraźne fragmenty, pieczęcie czy odręczne dopiski. Dlatego w sytuacji dokumentów o istotnym znaczeniu potrzebna jest kontrola zgodności pliku z oryginałem. Trzeba także określić, czy papierowy egzemplarz będzie nadal przechowywany i kto odpowiada za jego lokalizację. Digitalizacja nie oznacza w sposób automatyczny, że oryginał można zaprzepaścić. Decyzja w tej sprawie powinna uwzględniać rodzaj dokumentu, aktualne przepisy oraz przyjęte zasady postępowania z dokumentacją.

Na sposób przechowywania plików wpływa także zmienność warunków organizacyjnych i technicznych. Zespół może zmienić strukturę, pracownik odpowiedzialny za określone sprawy może zakończyć współpracę, a wykorzystywane narzędzia mogą zostać zastąpione innymi. Archiwum powinno więc uwzględniać możliwość przekazania odpowiedzialności bez utraty informacji o wcześniejszych działaniach. Ważne jest określenie uprawnień do odczytu, edycji, pobierania i usuwania plików, oraz zasad ich udostępniania osobom spoza organizacji. W sytuacji danych osobowych i dokumentacji poufnej zakres dostępu powinien odpowiadać konkretnym obowiązkom użytkowników. Osobnym zagadnieniem pozostają okresy przechowywania. Niektóre dokumenty muszą być zachowane przez czas dany przepisami, inne mogą wymagać dłuższego przechowywania ze względu na trwające sprawy lub znaczny. Z tego powodu procedura archiwizacji powinna określać, kto testuje terminy i zatwierdza usunięcie materiałów. Znaczenie ma również sposób wykonywania kopii zapasowych oraz sprawdzania, czy można odzyskać zapisane dane. Kopia, której przenigdy nie testowano, nie daje pewności, że wszystkie pliki będzie można odtworzyć po awarii. Przy długotrwałym przechowywaniu należy dodatkowo kontrolować dostępność formatów i możliwość otwierania dokumentów na aktualnie wykorzystywanych urządzeniach, ponieważ sama obecność pliku w archiwum nie przesądza o tym, że jego tekst pozostanie czytelna.

Zobacz: program do zarządzania dokumentami.