Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko i wyłącznie na osoby zajmujące się księgowością, niemniej jednak również na pracowników sprzedaży, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana lub przekazana do następnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, trafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać określony status.

W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym zadaniem technicznym. Znaczenie ma głównie to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. Jeżeli te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych lub ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności szybko zaczynają zajmować znaczną część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.

Przy kształtowaniu połączenia systemów warto rozpocząć od ustalenia, gdzie de fakto powstają dane dotyczące faktury. Nie za każdym razem jest to program księgowy. W niektórych przypadkach dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszy czasszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane bezpośrednio przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Ważne jest także określenie, które informacje mają być pobierane automatycznie, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt niewielki zakres automatyzacji znaczy konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednakże zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce wyjątkową uwagę trzeba zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane lub nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje kłopotu, jeśli nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.

Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko sposobność pobrania faktury, lecz także jej dalsze przypisanie do odpowiedniego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem albo przekazania do księgowania. Jeżeli już integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania wciąż muszą być wykonane w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto rozważyć całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto także przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać w sposób automatyczny przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada rzeczywistym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej wyborów niezależnie od stopnia automatyzacji.

Znaczenie ma też sposób informowania użytkowników o przebiegu konwersji danych. Pracownik powinien mieć świadomość tego, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania oraz gdzie znaleźć informację o występującym problemie. Bez przejrzystych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy lub ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba zatem brać pod uwagę też monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Ważne pozostają a przy tym uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu oraz możliwość ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów daje możliwość ocenić, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu używanych narzędzi z KSeF.

Polecam: KSeF API integracja.